Automationen priorisieren?

[lex]

Hola Zusammen,

SeaTable-Cloud, Plus-Lizenz, folgendes Problem (vereinfacht dargestellt; im Original gibt es mehrere Status bei der Einfachauswahl):

Zwei Spalten:

Einfachauswahl und Datum

2 Automationen:

1. Wenn in Einfachauswahl händisch “abc” gesetzt wird, trage aktuelles Datum in Datumsspalte ein.

2. Wenn Datum in Datumsspalte älter als eine Woche, setze “xyz” in Einfachauswahl.

Problem:

Wenn das Datum in der Datumsspalte älter als eine Woche ist und ich die Einfachauswahl händisch von “xyz” wieder auf “abc” setze, greift Regel 2 VOR Regel 1, SeaTable setzt also “abc” wieder auf “xyz” zurück BEVOR das Datum aktualisiert wird (was jedoch im Nachgang noch passiert).

Kann man Automationsregeln (voreinander) priorisieren oder sowas wie ein Delay setzen bevor eine Ausführung erfolgt?

LG

Alex

[rdb]

@lex

Kann man Automationsregeln (voreinander) priorisieren oder sowas wie ein Delay setzen bevor eine Ausführung erfolgt?

Nein, das geht nicht. (Macht aus meiner Sicht aber auch keinen Sinn.)

Ehrlich gesagt verstehe ich das Problem auch nicht. Die Regel 2 sollte doch eine Regel vom Typ “At scheduled time for records that match condition(s)” sein. Eine solche sollte gar nicht mit Regel 1 in Konflikt geraten.

Wenn Regel 2 wider mein Verständnis eine Regel vom Typ “When a row is modified” ist, dann prüfe bitte, ob Du nicht den Trigger ändern kannst. Wenn das nicht geht, dann musst Du in den Trigger Settings die Einstellungen für die Monitored Columns und Conditions so anpassen, dass diese Regeln nicht in Konflikt stehen.

[lex]

Hey Ralf,

danke erstmal für die Rückmeldung. Ich mache es mal konkret, damit es klarer wird.

Ich habe eine Einfachauswahl-Spalte, in der angezeigt werden soll, wie der Status bezüglich eines bestimmten Formulars ist (Formular soll erstellt werden, Formular wurde an Kunden / Vertriebspartner verschickt, 1. Reminder soll erstellt / versendet werden, 1. Reminder wurde verschickt, usw.).

Wenn einer der gelben Status gesetzt wird, wird in der Spalte daneben (eine Datumsspalte) das aktuelle Datum eingetragen (durch die erste Automation).

Wenn 7 Tage lang nichts passiert, dann wird automatisch auf den nächsten roten Status geschaltet. Wenn also “vesendet (an Kunde)” 7 Tage lang nicht geändert wird, wechselt der Status automatisch auf “1. Reminder erstellen…” (durch die zweite Automation).

Wenn dann später im Prozess irgendwann “1. Reminder versendet…” 7 Tage lang nicht geändert wird, wechselt der Status automatisch auf “2. Reminder erstellen”, usw.

Nun zum konkreten Fall:

Der Status wurde auf “versendet” gesetzt, das aktuelle Datum wurde automatisch eingetragen. 7 Tage lang ist nichts passiert, also wurde der Status automatisch auf “1. Reminder erstellen…” gewechselt. Soweit so gut.

Ich schreibe den Kunden an und dokumentiere das, indem ich händisch auf “1. Reminder versendet…” wechsel.

Nun greift jedoch die erste Automation, die wieder das aktuelle Datum eintragen soll erst NACH der zweiten Automation, die prüft, ob das bereits eingetragene Datum schon länger als 7 Tage her ist. Hierdurch wird der Status direkt auf “2. Reminder erstellen” wechselt. Lustigerweise wird 1 bis 2 Sekunden später das Datum dennoch korrekt aktualisiert.

Ich hoffe, ich konnte es hiermit etwas deutlicher machen.

LG

Alex

[cdb]

Hallo @lex

ich verstehe dein Problem so: die beiden Automationen laufen quasi gleichzeitig, und die “Datum älter als 7 Tage”-Prüfung greift noch auf das alte Datum zu, bevor die erste Automation es aktualisieren konnte. Richtig?

Eine Priorisierung oder ein Delay für Automationen gibt es aktuell nicht. Aber der Vorschlag von @rdb löst dein Problem tatsächlich, wenn man ihn konsequent umsetzt. Lass mich erklären, warum:

Das Kernproblem:

Deine zweite Automation ist vermutlich vom Typ “Wenn sich ein Eintrag ändert”. Damit feuert sie sofort bei jeder Zeilenänderung. Also auch genau in dem Moment, in dem du den Status manuell auf einen gelben Wert setzt. Zu diesem Zeitpunkt steht in der Datums-Spalte noch der alte Wert, und die Bedingung “älter als 7 Tage” ist noch erfüllt.

Die Lösung:
Ändere die zweite Automation (die Erinnerungen / rote Status setzt) auf den Typ “Zu geplanter Zeit, für Einträge die bestimmte Bedingungen erfüllen” — z.B. einmal täglich morgens um 8:00 Uhr.

Der Ablauf ist dann:

1. Du setzt manuell den Status auf “1. Erinnerung versendet” (gelb)
2. Automation 1 feuert sofort → setzt das heutige Datum
3. Die zweite Automation läuft erst am nächsten Morgen → prüft das Datum → es ist frisch (< 7 Tage) → keine Aktion
4. Erst wenn tatsächlich 7 Tage ohne Aktivität vergehen, greift die geplante Automation und setzt den roten Status

Damit ist die Race-Condition vollständig eliminiert, weil die beiden Automationen nie gleichzeitig laufen. Der manuelle Statuswechsel + Datums-Update hat so immer Vorrang.

Falls du mehrere Eskalationsstufen hast (1. Erinnerung → 2. Erinnerung → etc.), kannst du für jede Stufe eine eigene geplante Automation anlegen, jeweils mit der passenden Bedingung auf Status + Datum.

Könnte das für dich funktionieren?