Gemeinsame Datensätze

[lex]

Hallöchen Zusammen,

meine Kollegen und ich sind seit ca. einem Monat überaus zufriedene SeaTable-Nutzer, in diesem Sinne erstmal großes Kompliment an die Entwickler & Supportler, extrem geiles Tool!

Aktuell verwenden wir die Cloud-Edition mit “Plus”-Lizenz (perspektivisch Enterprise, aber noch nicht klar ob onPrem oder Cloud).

Zunächst hat alles in einer Base angefangen, worin es auch problemlos lief. Nun, da sich die Struktur kontinuierlich erweitert, wollte ich etwas professionalisieren und aufräumen und bin dabei auf ein Problem mit den geteilten / gemeinsamen Datensätzen gestoßen.

Kurze Zusammenfassung:

Am Anfang alles in einer Base, Tabellen für:

Kunden
Standorte
Kontakte
Lieferanten

usw.

Diese Tabellen waren miteinander verknüpft. Standorte waren quasi die “Dachtabelle”, daran hingen Kunden, Kontakte, Lieferanten.

Mit einer weiteren “Projekt”-Tabelle wurde dann die “Standort”-Tabelle verknüpft. Durch die Formel-Zellen konnte man in dieser Projekt-Tabelle dann auch die übrigen Daten (Kontakte, Lieferanten, etc.) “abrufen”.

Aufgrund der wachsenden Struktur habe ich nun eine separate Base mit “Stammdaten” angelegt, hier sollen sämtliche Kundendaten, Lieferantendaten, Materialdaten, usw. rein.

Logischerweise will ich in meinen Projekten aber auf diese Daten zugreifen, ergo → gemeinsame Datensätze.

Allerdings ist es nicht möglich, mehrere miteinander verknüpfte Tabelle (quasi als Paket) als gemeinsamen Datensatz freizugeben, was dazu führt, dass man sämtliche freigegebenden Tabellen im Projekt wieder erneut miteinander verknüpfen muss (was logischerweise nur bis zur nächsten Synchronisierung hält, wobei “Sperren” keine Option ist, die Daten sollen sich ja auch aktualisieren).

Zudem ist aufgefallen, dass Zellen, in denen aufgrund einer Formel mehrere Einträge sind (z.B. mehrere Kontakte bei einem Kunden oder Standort) beim Teilen als “gemeinsamer Datensatz” abgeschnitten werden und jeweils nur der erste Eintrag übernommen wird.

Gäbe es eine Möglichkeit Tabellen im Rahmen von “gemeinsame Datensätze” so freizugeben, dass sie mit allen Verknüpfungen und Funktionen in eine andere Base quasi gespiegelt werden? Es würde auch ausreichen, wenn dort lediglich lesend auf sie zugegriffen werden könnte, hauptsache man kann in “Projekt”-Tabellen auf sie referenzieren und die Daten auslesen / anzeigen.

Ganz liebe Grüße

Alex

[cdb]

Hallo Alex,

danke für das Feedback, freut uns sehr!

Zu deinem Problem: Du stösst hier auf eine bekannte Einschränkung der gemeinsamen Datensätze. Diese sind für einfache Stammdaten-Synchronisation gedacht (eine Tabelle, flach), nicht für verknüpfte Tabellenstrukturen.

Meine Empfehlung: Bleib in einer Base.

SeaTable Bases können problemlos 20+ Tabellen und zehntausende Zeilen verwalten. Die Aufteilung in “Stammdaten-Base” und “Projekt-Base” klingt organisatorisch logisch, bringt aber in SeaTable mehr Nachteile als Vorteile:

• Verknüpfungen funktionieren nur innerhalb einer Base
• Lookup-Formeln, Rollups und Filter über verknüpfte Tabellen funktionieren nur innerhalb einer Base
• Gemeinsame Datensätze verlieren Verknüpfungen und schneiden Mehrfachwerte ab (wie du festgestellt hast)

Stattdessen kannst du innerhalb einer Base aufräumen mit:

• Views — pro Tabelle verschiedene Ansichten mit Filtern, Gruppierungen und ausgeblendeten Spalten. So sieht jeder nur das, was er braucht.
• Ordnung durch Namenskonvention — z.B. Tabellen mit Prefix: “Stamm: Kunden”, “Stamm: Lieferanten”, “Projekt: Übersicht”, etc.
• Berechtigungen — Tabellen und Views können individuell gesperrt oder freigegeben werden, auch innerhalb einer Base.

Der Wunsch, Tabellen “als Paket” mit Verknüpfungen zu spiegeln, ist nachvollziehbar, wird aber aktuell nicht unterstützt und ist auch nicht in Planung.

Falls ihr perspektivisch auf Enterprise wechselt: Auch dort bleibt die Empfehlung, zusammengehörige Daten in einer Base zu halten. Die Performance-Limits einer Base liegen weit über dem, was die meisten Teams brauchen (100.000+ Zeilen, 200+ Spalten pro Tabelle).

Viele Grüsse
Christoph

[lex]

Hallo Christoph,

zunächst einmal vielen Dank für die schnelle Rückmeldung (auch das zeichnet euch aus )!

Dann muss ich mal schauen, wie ich es löse. Performance-technisch habe ich da gar keine Bedenken, SeaTable ist bezüglich der Responsivität ja ein rechts Rennpferd.

Strukturell verstehe ich es dann aber noch nicht ganz (hab mir aber auch noch nicht alle Videos reingezogen :D). Theoretisch würde ich es nämlich so machen, dass bestimmte Abteilungen oder Teams Zugriff auf bestimmte Bases haben und sich in denen organisieren können.

Logischerweise braucht aber fast jede Abteilung mal Zugriff auf Kundendaten (seien es auch nur Kontaktdaten) oder Produktdaten. Dies bedeutet aber, dass ich eigentlich alles ausnahmslos für alle in einer Base pflegen müsste, was zugriffstechnisch irgendwann problematisch wird. Es muss / soll ja nicht jeder Zugriff auf alles (wenn auch nur lesend) haben, vor allem wenn man SeaTable perspektivisch vielleicht universell (also auch zur Personalverwaltung, etc.) einsetzen möchte.

Aber vielleicht bin ich durch die Ansichtsberechtigungen (bestimmte Tabellen für bestimmte Nutzer komplett ausblenden) auch einfach noch nich gänzlich durchgestiegen.

LG und einen guten Start in die Woche

Alex